Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. zehn Jahren können unternehmen die betreffenden Unterlagen vernichten. Ab dem 1.1.2020 dürfen daher folgende Buchhaltungsunterlagen entsorgt bzw. auf elektronischen Datenträgern gelöscht werden:

• Aufzeichnungen der Jahre 2009 und früher
• Inventare, die bis zum 31.12.2009 aufgestellt worden sind
• Bücher, Journale, Konten, in denen die letzten Eintragungen im Jahr 2009 oder früher erfolgt sind
• Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte, die im Jahr 2009 oder früher aufgestellt worden sind
• Buchungsbelege aus dem Jahr 2009 oder früher
• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der versandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2013 oder früher empfangen bzw. versandt wurden
• Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen aus dem Jahr 2013 oder früher.

Hierbei sind allerdings die Fristen für die Steuerfestsetzung zu beachten. Die vorstehend genannten Unterlagen dürfen daher nicht vernichtet werden, wenn sie noch von Bedeutung sind, z. B.

• für eine begonnene steuerliche Betriebsprüfung,
•  für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
•  für ein schwebendes oder aufgrund einer Betriebsprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,
• zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt oder
• bei vorläufigen Steuerfestsetzungen für diese Jahre.

Zudem tritt ab dem 1.1.2020 eine Erleichterung bei der Aufbewahrung elektronisch gespeicherter besteuerungsrelevanter Buchführungsdaten in Kraft. Bisher waren Unternehmen bei einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung aus ihrem Produktivsystem dazu verpflichtet, während der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist den Zugriff über das alte Datenverarbeitungssystem aufrechtzuerhalten. Diese Frist wird nun auf fünf Jahre verkürzt. Ab dem sechsten Jahr reicht es aus, wenn die Daten bis zum Ablauf des zehnten Jahres auf einem maschinell les- und auswertbaren Datenträger gespeichert werden. Dies bedeutet, dass bei einer Umstellung des Datenverarbeitungssystems oder bei einer Datenauslagerung im Jahre 2014 die Daten der Jahre 2010 bis 2014 auf einem Datenträger gespeichert werden können. Für die Jahre ab 2015 muss der Zugriff auf das Datenverarbeitungssystem aber weiterhin verfügbar sein.

Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt auch für Privatpersonen, deren Einkünfte aus nicht selbständiger Arbeit, aus Vermietung und Verpachtung, aus Kapitalvermögen und aus sonstigen Einkunftsquellen insgesamt 500.000 € im Kalenderjahr übersteigen. Ab dem 1.1.2020 dürfen entsprechende Aufzeichnungen und Unterlagen aus dem Jahr 2013 und früher vernichtet werden, wenn diese für laufende Verfahren nicht mehr von Bedeutung sind.