Im Zuge ihrer Outsourcing- und Digitalisierungsstrategie lagern Unternehmen vermehrt Geschäftsprozesse und betriebliche Funktionen an externe Dienstleister aus oder zentralisieren diese bei gruppeninternen Shared Service Centern. Typische Beispiele sind die Auslagerung des IT-Betriebs (Data Hosting) bzw. der ERP-Applikationsbetreuungund diverser Business-Prozesse in den Bereichen Abrechnung(Debitorenmanagement), sowie Rechnungsverarbeitung und Lager/Logistik (Fulfillment) und die Nutzung von Cloud Services.

Hierbei bleibt das auslagernde Unternehmen weiterhin in der Verantwortung, die Vollständigkeit und Richtigkeit der Buchführung und des Jahresabschlusses auch hinsichtlich der extern abgewickelten Geschäftsprozesse sicherzustellen. Dies ist für die Jahresabschlussprüfung des auslagernden Unternehmens sowie bei einer Vielzahl von Auditierungen von Bedeutung.

Deshalb müssen Unternehmen die Ordnungsmäßigkeit der ausgelagerten Prozesse und der dort eingesetzten internen Kontrollsysteme überwachen und sicherstellen. In der Praxis geschieht dies, indem der Dienstleister bzw. das Shared Service Center dem auslagernden Unternehmen einen geeigneten Nachweis für die Ordnungsmäßigkeit erbringt. Hierfür haben sich Bescheinigungen nach dem Standard ISAE 3402 etabliert.

Solche ISAE-3402-Bescheinigungen werden einem Dienstleister im Rahmen einer Auditierung erteilt. Sie bieten ihm und auch den auslagernden Unternehmen ein hohes Maß an Sicherheit, denn sie bescheinigen die Wirksamkeit der internen Kontrollsysteme des Dienstleisters im jeweiligen Geschäftsjahr desauslagernden Unternehmens. Gleichzeitig bilden diese Bescheinigungen wichtige Elemente für weitere unternehmensindividuelle Compliance Managementbereiche (z.B. Exportkontrollen, Tax Compliance) des auslagernden Unternehmens.

Die ISAE-3402-Bescheinigung dient dem Serviceprovider als anerkannter Nachweis für die Ordnungsmäßigkeit der von ihm erbrachten Dienstleistungen und gilt als Gütekriterium und Qualitätsmerkmal zur Differenzierunggegenüber Wettbewerbern. Eine ISAE-3402-Auditierung setzt auf etablierten Managementsystemen und Kontrollen auf und sichert die Wirtschaftsprüferakzeptanz bei Jahresabschlussprüfungen der auslagernden Unternehmen.

Hinweis: Schon beim Abschluss von Verträgen über die Auslagerung von Geschäftsprozessen bzw. betrieblichen Funktionen an externe Dienstleister sollten Qualitätsnachweise durch den Dienstleister, z. B. die jährliche Vorlage von ISAE-3402-Bescheinigungen, vereinbart werden. Auf diese Weise lässt sich die Ordnungsmäßigkeit der eigenen Buchführung und des eigenen Jahresabschlusses des auslagernden Unternehmens einfacher nachweisen.

Mehr zum Thema: Unsere IT Experten  André Schneider  und Tobias Ullmann von HLB Stückmann freuen sich über Ihre Rückfragen.