Seit dem 24.3.2020 steht das ZUGFeRD-Datenformat in der neuen Version 2.1 zur Verfügung. Dieses Datenformat dient Unternehmen bei der elektronischen Rechnungsstellung an Behörden, Unternehmen und Verbraucher.

ZUGFeRD-Rechnungen enthalten die Rechnungsinformationen doppelt: als unmittelbar lesbares Bild (PDF) und als strukturierten Datensatz (XML), der maschinenlesbar in das Dokument eingebettet ist. Der strukturierte Datensatz (XML) kann vom Empfänger durch dessen Softwaresysteme (z. B. ERP- oder Buchhaltungssystem) zur automatisierten Verarbeitung der Rechnung genutzt werden. Außerdem kann die ZUGFeRD-Datei mit einer handelsüblichen PDF-Software lesbar gemacht werden.

Das ebenfalls verabschiedete französische Pendant Factur-X 1.0 ist technisch identisch zum ZUGFeRD-Format und somit vollständig kompatibel. Beide Standards sollen zukünftig die Implementierung von digitalen Belegprozessen fördern.

Seitens der ZUGFeRD-Community wurde ein kostenfreies Online-Tool zur Verfügung gestellt, mit dem sich ZUGFeRD-Rechnungen erstellen lassen. Dafür werden die in der Rechnung enthaltenen Informationen online in das Tool eingegeben und über das Tool im ZUGFeRD-Format zum Download bereit- gestellt. Anschließend kann der Nutzer den Inhalt der ZUGFeRD-Datei mit einer normalen PDF-Software sichten und einen Versand des Dokuments, z. B. per E-Mail, vornehmen. Das Tool wird in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum betrieben. Eine Installation oder Registrierung zur Nutzung ist nicht notwendig.

Seitens der ZUGFeRD-Community ist eine Lösung zur Massenverarbeitung geplant, um den elektronischen Rechnungsaustausch weiter zu automatisieren.

Hinweis:
Elektronische Rechnungen unterliegen der Aufbewahrungspflicht und sind über die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten. Dies bedeutet, dass ZUGFeRD-Rechnun- gen im ZUGFeRD-Format unveränderbar aufzubewahren sind. Eine ausschließliche Aufbewahrung in ausgedruckter Form führt zu einem Verstoß gegen die Aufbewah- rungspflichten.